"Das muss mit unserem SAP reden" – Ja, tut es.

Die häufigste Frage in jedem Erstgespräch

"Schön und gut, aber das muss mit unserem SAP reden."

Genau. Muss es. Und tut es.

ICON ist keine Insellösung. Es integriert sich in Ihre bestehende IT-Landschaft. Denn das beste System nützt nichts, wenn es nicht mit dem Rest spricht. Und in der deutschen Industrie heißt "der Rest" in den meisten Fällen: SAP.

ERP-Systeme in der deutschen Industrie: Die Realität

Bevor wir über Integration sprechen, ein Blick auf die Landschaft, die wir vorfinden. In der deutschen Fertigungsindustrie begegnen uns vor allem diese Systeme:

SAP (S/4HANA und ECC): Marktführer im deutschen Mittelstand und bei Großunternehmen. Rund 65% unserer Kunden arbeiten mit SAP. Die relevanten Module sind MM (Materialwirtschaft), PM (Instandhaltung), CO (Controlling) und EHS (Environment, Health & Safety).

Microsoft Dynamics 365: Zunehmend verbreitet im gehobenen Mittelstand. Etwa 15% unserer Kunden nutzen Dynamics, insbesondere die Module Finance & Operations und Supply Chain Management.

proALPHA: Stark im industriellen Mittelstand vertreten, besonders bei Fertigungsunternehmen mit 100-500 Mitarbeitenden.

Sage, Infor, abas: Weitere verbreitete Systeme, die wir regelmäßig anbinden.

Eigenentwicklungen und Branchenlösungen: Manche Unternehmen nutzen spezialisierte Systeme oder über Jahrzehnte gewachsene Eigenentwicklungen.

ICON wurde so konzipiert, dass es mit allen diesen Systemen kommunizieren kann. Nicht über Workarounds, sondern über standardisierte Schnittstellen.

Was ICON anbindet — und warum

• •SAP-Anbindung — Materialstämme, Wiegedaten, Gutschriften, Kostenstellen
• •Microsoft Dynamics — Lieferanten, Kostenstellenabgleich, Bestellprozesse
• •Wiegeschein-Import — Automatische Übernahme von Waagen-Daten
• •Entsorger-APIs — Direkter Datenaustausch mit Ihren Entsorgungspartnern
• •IoT-Sensoren — NB-IoT/LTE-M Füllstandsdaten in Echtzeit

Alles revisionssicher dokumentiert. Alles automatisch synchronisiert.

Der Datenfluss im Detail

Um zu verstehen, wie die Integration funktioniert, betrachten wir den typischen Datenfluss zwischen ICON und Ihrem ERP-System:

Stammdaten-Synchronisation (ERP —> ICON)

Materialstämme, Kostenstellen, Lieferantendaten und Standortinformationen werden aus Ihrem ERP-System übernommen. ICON arbeitet mit denselben Stammdaten wie Ihr ERP — keine doppelte Pflege, keine Inkonsistenzen. Die Synchronisation erfolgt automatisch bei Änderungen oder in definierten Intervallen.

Bewegungsdaten (ICON —> ERP)

Wiegedaten, Entsorgungsvorgänge und Gutschriften fließen von ICON zurück ins ERP. Im SAP bedeutet das: automatische Buchungen in den relevanten Modulen. Eine Entsorgung erzeugt beispielsweise eine Warenbewegung in MM, eine Kostenbuchung in CO und einen Umweltdatensatz in EHS — alles aus einem einzigen Vorgang in ICON.

Abrechnungsdaten (bidirektional)

Gutschriften von Entsorgern und Verwertern werden in ICON erfasst, gegen die eigenen Wiegedaten validiert und dann als geprüfte Buchungssätze ans ERP übergeben. Umgekehrt fließen Rechnungsdaten und Zahlungsinformationen aus dem ERP zurück, um den Abrechnungsprozess in ICON abzuschließen.

IoT-Daten (Sensoren —> ICON —> ERP)

Füllstandssensoren und Wiegesysteme liefern Echtzeitdaten an ICON. Relevante Kennzahlen (z.B. Abfallmengen pro Kostenstelle und Monat) werden aggregiert und als Berichts-Datensätze ans ERP weitergegeben.

SAP-Integration im Detail: Welche Module betroffen sind

Für SAP-Kunden ist die Integration besonders tiefgehend. Hier die wichtigsten Berührungspunkte:

SAP MM (Materialwirtschaft)

• •Import der Materialstämme für Abfallfraktionen und Wertstoffe
• •Automatische Warenbewegungen bei Entsorgungsvorgängen (Warenausgang Abfall, Wareneingang Gutschrift)
• •Bestandsführung für Container und Behälter

SAP PM (Instandhaltung)

• •Integration von Containerwartung und Behälterprüfungen in die Instandhaltungsplanung
• •Automatische Meldungserstellung bei Sensorwarnungen (z.B. Überfüllung, Defekt)

SAP CO (Controlling)

• •Verursachungsgerechte Zuordnung der Entsorgungskosten auf Kostenstellen, Aufträge oder Projekte
• •Automatische Buchung von Gutschriften aus Wertstoffverkäufen
• •Bereitstellung von Kennzahlen für das Umwelt-Controlling

SAP EHS (Environment, Health & Safety)

• •Übernahme der Abfalldaten in das elektronische Nachweisverfahren (eANV)
• •Bereitstellung der Primärdaten für CSRD-konforme Nachhaltigkeitsberichte (mehr dazu in unserem Artikel CSRD & Primärdaten)
• •Automatische Erstellung von Entsorgungsnachweisen und Begleitscheinen

API-Standards und technische Umsetzung

Die technische Integration basiert auf bewährten Standards:

REST-API: Die primäre Schnittstelle für die meisten Integrationen. JSON-basiert, versioniert, vollständig dokumentiert. Unterstützt sowohl Push- als auch Pull-Szenarien.

SAP RFC/BAPI: Für die direkte SAP-Integration nutzen wir die nativen SAP-Schnittstellen (Remote Function Calls und Business Application Programming Interfaces). Das stellt sicher, dass die Integration den SAP-Standards entspricht und von Ihrem SAP-Team gewartet werden kann.

OData: Für SAP S/4HANA und Microsoft Dynamics 365 nutzen wir OData-Services, den modernen Standard für den Datenaustausch mit Cloud-ERP-Systemen.

MQTT/IoT: Für die Anbindung von IoT-Sensoren (Füllstände, Gewichte, GPS) wird das MQTT-Protokoll verwendet — leichtgewichtig, zuverlässig und speziell für Sensordaten konzipiert.

CSV/EDIFACT: Für Entsorger und Verwerter, die keine API-Anbindung bieten, unterstützt ICON den Import und Export über standardisierte Dateiformate.

Datenschutz und Sicherheit

Integration bedeutet Datenaustausch — und Datenaustausch erfordert Sicherheit. ICON erfüllt die Anforderungen, die deutsche Industrieunternehmen zu Recht stellen:

• •DSGVO-Konformität: Alle Daten werden in deutschen Rechenzentren verarbeitet und gespeichert. Kein Datentransfer in Drittländer.
• •Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen erfolgen TLS-verschlüsselt (mindestens TLS 1.2). Ruhende Daten werden mit AES-256 verschlüsselt.
• •Zugriffskontrolle: Rollenbasiertes Berechtigungskonzept, das sich in Ihr bestehendes Identity Management integriert (LDAP/Active Directory).
• •Audit-Trail: Jeder Datenzugriff und jede Änderung wird revisionssicher protokolliert — eine Anforderung, die auch für die CSRD-Compliance relevant ist.
• •Penetrationstests: Regelmäßige externe Sicherheitsprüfungen stellen sicher, dass die Schnittstellen gegen Angriffe geschützt sind.

Typische Integrationsherausforderungen — und wie wir sie lösen

In über 100 Integrationsprojekten haben wir die typischen Stolpersteine kennengelernt:

"Unser SAP ist stark customized." Das ist bei den meisten SAP-Installationen der Fall. Deshalb konfigurieren wir die Integration kundenspezifisch, statt einen Standard zu erzwingen. Ihre Custom-Felder, Nummernkreise und Organisationsstrukturen werden berücksichtigt.

"Unsere IT hat keine Kapazität für ein weiteres Projekt." Die ICON-Integration belastet Ihre IT-Abteilung minimal. Unser Team übernimmt die Konfiguration. Ihre IT muss lediglich die Schnittstelle freischalten und bei der Testphase unterstützen — typischerweise 2-3 Personentage.

"Wir haben gerade auf S/4HANA migriert und wollen keine Risiken." Verständlich. Deshalb arbeiten wir immer erst in einer Testumgebung und gehen erst nach erfolgreicher Validierung in den Produktivbetrieb. Die Schnittstelle nutzt ausschließlich SAP-Standardmechanismen.

"Wir haben mehrere ERP-Systeme an verschiedenen Standorten." Kommt häufiger vor als man denkt, besonders nach Übernahmen. ICON kann parallel mit mehreren ERP-Systemen kommunizieren und die Daten zentral konsolidieren.

Kein 18-monatiges IT-Projekt

Integration heißt bei uns nicht: 12 Monate Konzeptphase, 6 Monate Implementierung und ein Beraterteam, das größer ist als Ihre IT-Abteilung.

Die typische ICON-Integration läuft so:

Woche 1-2: Bestandsaufnahme und Konzept

Analyse Ihrer IT-Landschaft: Welche ERP-Systeme sind im Einsatz? Welche Schnittstellen existieren bereits? Welche Daten müssen fließen? Ergebnis ist ein Integrationskonzept mit klarem Scope, definierten Datenflüssen und einem realistischen Zeitplan.

Woche 3-4: Konfiguration und Testbetrieb

Einrichtung der Schnittstellen in der Testumgebung. Import der Stammdaten. Durchführung von Testszenarien mit realen Daten. Validierung der Ergebnisse gemeinsam mit Ihrem Team. Feinjustierung bis alle Datenflüsse sauber laufen.

Woche 5-6: Go-Live mit parallelem Betrieb

ICON geht live, aber die bisherigen Prozesse laufen parallel weiter. Beide Systeme verarbeiten die gleichen Vorgänge. Abweichungen werden analysiert und behoben. Ihre Mitarbeitenden arbeiten sich in die neuen Abläufe ein.

Was passiert während der Parallelphase konkret? Jeder Entsorgungsvorgang wird sowohl im alten Prozess (z.B. Excel-Liste, manueller SAP-Eintrag) als auch in ICON erfasst. Am Ende jeder Woche vergleichen wir die Ergebnisse: Stimmen die Mengen? Sind die Kostenstellen korrekt zugeordnet? Wurden alle Gutschriften verbucht? Typischerweise liegt die Übereinstimmung bereits in der ersten Woche bei über 95%.

Ab Woche 7: Vollbetrieb mit automatisiertem Datenfluss

Der parallele Betrieb wird beendet. ICON ist das führende System für alle Entsorgungsdaten. Die Synchronisation mit Ihrem ERP läuft vollautomatisch. Ihr Team arbeitet ausschließlich mit den neuen Prozessen.

Das funktioniert in 6-7 Wochen, weil ICON für genau diese Branche gebaut wurde. Nicht als Allzweck-Tool, das erst umfangreich konfiguriert werden muss, sondern als spezialisiertes System mit branchenspezifischen Vorlagen und bewährten Integrationsprofilen.

Revisionssicherheit inklusive

Jeder Datenaustausch zwischen ICON und Ihrem ERP wird protokolliert. Das bedeutet: Wenn der Auditor fragt, woher eine Zahl im Nachhaltigkeitsbericht kommt, können Sie den Weg bis zum einzelnen Wiegeschein nachzeichnen.

Das Protokoll umfasst: - Zeitstempel jeder Datenübertragung - Quell- und Zielsystem des Datensatzes - Inhalt der übertragenen Daten (vorher/nachher bei Änderungen) - Status der Verarbeitung (erfolgreich, Fehler, manuell korrigiert) - Benutzer, der den Vorgang ausgelöst hat (sofern manuell)

Diese Nachvollziehbarkeit ist nicht nur für interne Audits relevant, sondern auch für die CSRD-Berichterstattung, die explizit eine lückenlose Datenkette fordert.

Die häufigsten Fragen unserer IT-Leiter

Brauchen wir Middleware? In den meisten Fällen nein. ICON kommuniziert direkt mit Ihrem ERP. Wenn bereits eine Integrationsplattform wie SAP PI/PO, MuleSoft oder Azure Integration Services im Einsatz ist, nutzen wir diese gerne mit — aber sie ist keine Voraussetzung.

Wie hoch ist der laufende Wartungsaufwand? Minimal. Die Schnittstelle wird von e-findo überwacht und gewartet. Bei SAP-Updates oder ERP-Migrationen passen wir die Integration an. Ihr IT-Team muss sich nicht um die Schnittstelle kümmern.

Was passiert bei einem Schnittstellenfehler? ICON hat ein eingebautes Retry- und Alerting-System. Fehlgeschlagene Übertragungen werden automatisch wiederholt. Bei persistenten Fehlern wird Ihr Team und unser Support benachrichtigt. Kein Datenverlust, keine stillen Fehler.

Der nächste Schritt

Einen Überblick über alle Systemfunktionen und Integrationsmöglichkeiten finden Sie auf unserer Produkte-Seite. Wenn Sie wissen möchten, wie die Integration konkret in Ihrer IT-Landschaft aussehen würde, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch auf e-findo.de. Wir analysieren Ihre Ausgangslage und zeigen Ihnen den Integrationsweg — unverbindlich und ohne 200-seitiges Pflichtenheft.